स्थानशुल्क व विलंब शुल्क की वापसी के लिए पालन की जानेवाली प्रक्रिया
 

1. अगर प्रेषक/प्रेषिती को लगता है की स्थानशुल्क व विलंब शुल्क के कारण उनके नियंत्रण से परे थे, ऐसी स्थिति मे सभी प्रासंगिक जानकारी और आवश्यक दस्तावेजो के साथ वो स्थानशुल्क व विलंब शुल्क की माफी के लिए आवेदन कर सकते है।
2. स्थानशुल्क या विलंब शुल्क की माफी के लिए प्रथम आवेदन स्थानशुल्क या विलंब शुल्क के लागू होने से 10 दिन के अंदर स्टेशन पर्यवेक्षक / स्टेशन प्रबंधक के पास प्रस्तुत किया जाना चाहिए।
3. स्थानशुल्क मे माफी के लिए आवेदन करने से पहले प्रेषक/प्रेषिती को पहले माल को रेल परिसर से निकालना होगा और लागू स्थानशुल्क का भुगतान करना होगा। स्थानशुल्क माफी के किए जानेवाले प्रथम आवेदन के साथ ही स्थानशुल्क राशि जमा करने का मूल प्रमाण संलग्न करना होगा।
4. जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, दस दिनों की अवधि से अधिक की देरी को केवल क्षेत्रीय रेल प्रबंधक / मुख्य वाणिज्यिक प्रबंधक के व्यक्तिगत अनुमोदन से माफ किया जा सकता है, जो इस बात पर निर्भर करता है कि आवेदन में दिए गए विलंब के कारण संतोषजनक हैं या नहीं। तथापि, विलंब शुल्क की माफी के लिए अपील करने में देरी के लिए आवेदन पर तभी विचार किया जाएगा जब विलंब शुल्क शुल्क का पूरा भुगतान कर दिया गया हो और आवेदन ऐसे भुगतान के प्रमाण के साथ समर्थित हो।
5. स्थानशुल्क या विलंब शुल्क के लागू होने की परिस्थितियों को मोटे तौर पर निम्न श्रेणियों में बांटा जा सकता है:
   1. परेषक/परेषिती के नियंत्रण के बाहर आनेवाले कारण; जैसे की मजदूरो की हड़ताल, यातायात वाहनो की हड़ताल, सामान्य बंद, आंदोलन, दंगे, कर्फ्यू, आग, विस्फोट, भारी बारिश या अन्य असामान्य / अप्रत्याशित परिस्थितिया ।
   2. प्राकृतिक आपदा,, युद्ध एवं जनता के आक्रोश की स्थिति ।
6. माफी के आदेश के खिलाफ अपील :
   1. अगर प्रेषक/प्रेषिती निचले अधिकारी द्वारा लिए गए निर्णय से संतुष्ट ना हो, तो वे उच्च अधिकारी को अपील कर सकते है । स्टेशन प्रबंधक/ मुख्य माल पर्यवेक्षक / वरिष्ठ वाणिज्यिक पर्यवेक्षक द्वारा ऐसे अपील प्राप्त होने के 3 दिन के भीतर क्षेत्रीय प्राधिकरी को अग्रेषित किये जाने चाहिए जो की इन्हे अपनी सिफ़ारिशो के साथ अपील प्राधिकारी को अग्रेषित कर सकते है।
   2. कनिष्ठ अधिकारी के निर्णय के ऊपर, निर्णय की तिथि से 30 दिन के भीतर अपील किया जाना चाहिए।
   3. कनिष्ठ अधिकारी के निर्णय के ऊपर अधिकतम दो अपील किए जा सकते है।
7. स्थानशुल्क व विलंब शुल्क माफ करने की आर्थिक सीमा